A. Gesetz für den Bürokratieabbau im Bereich des Bundesministeriums des Innern – Überblick
Am 03.07.2026 wurde ein von Öffentlichkeit und Fachwelt kaum beachtetes „Gesetz für den Bürokratieabbau im Bereich des Bundesministeriums des Innern“ im Bundestag beschlossen und bereits am 09.07.2026 verkündet (BGBl. 2026 I Nr. 199 vom 09.07.2026). Mit Art. 1 des Gesetzes wurden die Vorschriften zur elektronischen Kommunikation im VwVfG teilweise grundlegend geändert. Die Bedeutung und der Anwendungsbereich einiger ab dem 01.07.2027 geltenden Änderungen gehen – anders als es der Name des Gesetzes suggeriert – weit über den „Bereich“ des Bundesministeriums des Innern hinaus.
I. Kontext zur Föderalen Modernisierungsagenda
Die am 04.12.2025 von Bund und Ländern beschlossene „Föderale Modernisierungsagenda“ (Besprechung des Bundeskanzlers mit den Regierungschefinnen und Regierungschefs der Länder am 04.12.2025, Beschluss TOP 2.2 – AG Staatsmodernisierung, aufrufbar unter https://www.bundesregierung.de/resource/blob/975228/2397654/c57248be7fa2d61ab6d8b12c0f29f05b/2025-12-04-mpk-staatsmodernisierung-data.pdf?download=1, zuletzt aufgerufen am 15.09.2026) enthält die Verpflichtung zur zügigen Umsetzung von 237 Maßnahmen. Nummer 40 sieht vor, die Schriftform im Verwaltungsverfahren generell durch die Textform zu ersetzen. Entsprechend sollen Bund und Länder bis zum 31.12.2026 in den Allgemeinen Verwaltungsverfahrensgesetzen Regelungen treffen, in deren Folge eine angeordnete Schriftform elektronisch ersetzt werden kann. Soweit für bestimmte Gesetze eine Schriftform oder sogar eine strengere Form weiterhin für notwendig erachtet wird, sollen Bund und Länder bis zum 31.12.2026 eine Übersicht dieser Fälle mit entsprechender Begründung vorlegen. Weiter sieht etwa Maßnahme 208 die Aufnahme eines grundsätzlichen Gebots zur digitalen Kommunikation in den Verwaltungsverfahrensgesetzen vor.
Bereits mit Datum vom 07.11.2025 hatte die Bundesregierung den Entwurf des Gesetzes für den Bürokratieabbau im Bereich des Bundesministeriums des Innern an den Bundesrat übermittelt, der jedoch nur geringfügige Änderungen wie etwa die Streichung des § 25 Abs. 3 VwVfG oder die Einführung eines § 25a VwVfG (Frühe Öffentlichkeitsbeteiligung) vorsah. Unter dem Eindruck der Agenda wurden im Innenausschuss grundlegende Änderungen u.a. zu den §§ 3a, 26 und 37 VwVfG sowie zur Neuaufnahme der §§ 3b Satz 1 Nr. 1 und 3c VwVfG 2027 eingebracht und vom Bundestag beschlossen; die Vorschriften der §§ 3a bis 3c VwVfG 2027 wurden darüber hinaus in einem eigenen neuen Abschnitt „1a Elektronische Kommunikation“ zusammengefasst.
II. Weitreichende Wirkungen für Behörden in Bund und Ländern
Anders als der Name des Gesetzes suggeriert, beschränkt sich dessen Wirkung nicht nur auf den Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern. Schon unmittelbar tritt ein Automatismus der Geltung in den neun Bundesländern ein, in deren Landes-VwVfG dynamisch auf das VwVfG verwiesen wird (vgl. dazu E I. 1.). Über die Simultangesetzgebung (vgl etwa Göttler, Digitalisierungsgesetzgebung in den Bundesländern (Teil 1): Einordnung und Regelungsstruktur, jurisPR-ITR 11/2025 Anm. 2) ist außerdem zu erwarten, dass eine Änderung der Verwaltungsverfahrensgesetze auch in den restlichen Bundesländern erfolgen wird. Für den Bereich des Sozialverwaltungsverfahrens betrifft das außerdem eine sicherlich folgende Anpassung des § 36a SGB I.
Von der zum 01.07.2027 wirksam werdenden Änderung sind somit voraussichtlich sämtliche Bundesbehörden, Landesbehörden, Behörden der Gemeinden und Gemeindeverbände sowie Behörden der sonstigen unter der Aufsicht des Bundes oder eines Landes stehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts betroffen, sofern sie nicht unter einen der Ausnahmetatbestände i.S.d. § 2 VwVfG bzw. der jeweils im Landesrecht enthaltenen Ausnahmetatbestände fallen.
Das ist aber noch nicht alles. Die enorme praktische Bedeutung des bisherigen § 3a VwVfG schlägt sich auch unmittelbar in zahlreichen Gesetzen, Verordnungen und Satzungen mit Schriftformvorgaben nieder, die nun aufgrund der beschlossenen Änderungen sämtlich zu überarbeiten sind (dazu E).
III. Mehrstufige Änderungen des VwVfG und Außerkraftsetzung De-Mail-Gesetz
Das Gesetz ändert für die elektronische Kommunikation maßgebliche Vorschriften des VwVfG in zwei Stufen. Zunächst wurden § 3a Abs. 3 Nr. 2d sowie Nr. 3b VwVfG und § 37 Abs. 3 Satz 3 VwVfG bereits mit Wirkung ab 10.07.2026 geändert und um die dort enthaltenen Bezugnahmen auf § 5 Abs. 5 De-Mail-Gesetz bereinigt (Art. 15 Abs. 2 Nr. 1 und 2 des Gesetzes). Grund dafür ist die ebenfalls beschlossene Außerkraftsetzung des De-Mail-Gesetzes zum 31.12.2026 (durch Art. 4 des Gesetzes wurde dem De-Mail-Gesetz ein § 26 angefügt, der eine Außerkraftsetzung mit Ablauf des 31.12.2026 regelt, BGBl. 2026 I Nr. 199 vom 09.07.2026). Die als sicheres und vertrauliches und nachweisbares Kommunikationsmittel eingeführte De-Mail (vgl. § 1 Abs. 1 De-Mail-Gesetz) blieb in der behördlichen Praxis weitestgehend bedeutungslos (So auch H. Müller in: jurisPK-ERV Band 3, 3. Aufl., § 3a VwVfG (Stand: 26.08.2026) Rn. 4.2), weshalb diese Änderung auf Vollzugsebene kaum Auswirkungen haben wird.
Zum 01.07.2027 (Art. 16 Abs. 4 des Gesetzes) verändert Art. 1 des Gesetzes die Vorschriften zur elektronischen Kommunikation und damit einhergehende Formvorgaben grundlegend. Ein inhaltlich veränderter §§ 3aVwVfG 2027 wird mit neuen und insbesondere niedrigschwelligen Vorgaben zur elektronischen Kommunikation unter weitestgehender Eliminierung von Schriftformerfordernissen in veränderter Fassung in Kraft treten (dazu B). Mit § 3bVwVfG 2027 und 3cVwVfG 2027 wird §§ 3a ergänzt um zwei weitere Vorschriften zur dann strengeren elektronischen Form und der sicheren Übermittlung, was auch zu redaktionellen Anpassungen in § 37 Abs. 2 und 4 VwVfG 2027 führt (dazu C). Außerdem wird die Beweisfunktion von elektronischen Dokumenten durch Ergänzungen in § 26 Abs. 1 VwVfG 2027 sichergestellt (dazu D). Die Änderungen führen zu Handlungsbedarf sowohl auf gesetzgeberischer Ebene als auch auf Vollzugsebene (dazu E).
B. Elektronische Kommunikation § 3a VwVfG 2027
I. Absatz 1 – Soll-Vorgabe zur elektronischen Kommunikation
§ 3a Abs. 1 VwVfG erfährt eine erhebliche Erweiterung seines bisherigen Regelungsgehalts. Die Vorschrift löst sich einerseits von der bislang maßgeblichen Übermittlung elektronischer Dokumente und erstreckt sich nunmehr auf elektronische Kommunikation schlechthin; andererseits wird die bislang lediglich eröffnete Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation zwischen Behörden und Beteiligten zu einer grundsätzlichen Verpflichtung mit Ausnahmevorbehalt („soll“) verändert.
1. Persönlicher Anwendungsbereich
Die Vorschrift verpflichtet sowohl Behörden als auch Beteiligte. Bei den adressierten Beteiligten handelt es sich nicht nur um solche i.S.d. § 13 VwVfG (BT-Drs. 21/6049, S. 21), da § 3a VwVfG für die gesamte öffentlich-rechtliche Verwaltungstätigkeit gilt und das Bestehen eines Verwaltungsverfahrens i.S.d. § 9 VwVfG gerade nicht vorausgesetzt wird. Somit wird jede natürliche oder juristische Person auch schon im Falle von informellen Anfragen als Beteiligte anzusehen sein (BT-Drs. 21/6049, S. 21).
2. Zugangseröffnung
Auch ohne nunmehr ausdrückliche Erwähnung im Gesetz setzt eine elektronische Kommunikation eine beidseitige Zugangseröffnung voraus. Liegt sie aber vor, dann ist dieser eröffnete Kommunikationsweg zu nutzen. Als jedenfalls konkludente (dazu und zu Beispielen H. Müller in: Ory/Weth, jurisPK-ERV Band 3, 3. Aufl., § 3a VwVfG (Stand: 26.08.2026) Rn. 105 ff.) Eröffnung des Zugangs kann bei einem weiten Verständnis jeder adressierte Kommunikationskanal angesehen werden. Die vom Gesetzgeber bewusst niedrigschwellig ermöglichte Kommunikation kann danach selbst über Kommentarspalten in Social-Media-Accounts erfolgen (BT-Drs. 21/6049, S. 21). Ist das nicht gewollt, so muss die Zugangseröffnung wie bisher auch schon durch Disclaimer ausgeschlossen werden (vgl. dazu die Empfehlungen bei H. Müller in: Ory/Weth, jurisPK-ERV Band 3, 3. Aufl., § 3a VwVfG (Stand: 26.08.2026) Rn. 116; in der Gesetzesbegründung wird die Notwendigkeit einer Einschränkung für rechtsverbindliche Kommunikation ausdrücklich betont, vgl. BT-Drs. 21/6049, S. 21).
3. Regelfallbasierte Vorgabe
Die Ausgestaltung als Soll-Vorschrift ermöglicht insbesondere auch Privatpersonen weiterhin andere Arten der Kommunikation, da für diese eine Pflicht zur Zugangseröffnung bisher nicht besteht und zumindest in allgemeiner und jedenfalls vorbehaltloser Form wegen der damit verbundenen Grundrechtsrelevanz auf absehbare Zeit auch nicht eingeführt werden wird (eine gesetzliche Pflicht zur Einrichtung und Nutzung eines Servicekontos wird aktuell in Schleswig-Holstein diskutiert – § 27 EGovG–E sieht eine solche Verpflichtung vor; Ausnahmen sind ebenfalls im Entwurf aufgeführt (vgl. dazu Art. 2 des Digitalisierungsbeschleunigungsgesetzes SH, LT-Drs. 20/4202, S. 30, aufrufbar hier https://www.landtag.ltsh.de/infothek/wahl20/unterrichtungen/00200/unterrichtung-20-00292.pdf, zuletzt aufgerufen am 26.09.2026); vgl. Allgemein zur Diskussion etwa den Überblick bei Schoch/Schneider/Hornung VwVfG Vor § 3a Rn. 18-24). Eine solche Pflicht wurde auch im Gesetzgebungsverfahren bei Einführung von § 1a OZG umfassend diskutiert (vgl. dazu die Zusammenfassung der Wissenschaftlichen Dienste des Bundestages „Zum sogenannten Digitalzwang und einem Recht auf analogen Zugang“ WD 3 - 3000 - 060/24). Für Behörden und Unternehmen lässt sich die Zugangseröffnung sowie die elektronische Kommunikation dagegen verpflichtend vorgeben. Dennoch lässt die Formulierung hinreichend Raum, um auch andere Formen wie etwa die fernmündliche Kommunikation (darauf wird in der Begründung ausdrücklich hingewiesen, BT-Drs. 21/6049, S. 21) zu ermöglichen.
4. Angemessenes Schutzniveau bei der elektronischen Kommunikation
Trotz der beabsichtigten Niedrigschwelligkeit der Kommunikation sind die Vorgaben des Art. 32 DSGVO weiter zu beachten. Die daraus resultierende Voraussetzung zur Risikobewertung und damit verbundener Aufwand und Unsicherheiten hielten schon bisher nicht wenige Behörden von einer Kommunikation mit E-Mail ab. An diesen Unsicherheiten wird auch die Gesetzesänderung trotz der Aufnahme des verpflichtenden Charakters nichts ändern. Die verwaltungsgerichtliche Rechtsprechung lässt bisher jedenfalls für den Regelfall eine einfache Transportverschlüsselung im E-Mail-Verkehr als ausreichend genügen (VG Hannover, Urt. v. 05.06.2025 - 10 A 4017/23 Rn. 225-229; OVG Münster, Beschl. v. 20.02.2025 - 16 B 288/23 Rn. 26-28; VG Frankfurt, Beschl. v. 15.07. 2022 - 5 L1281/22.F Rn. 16), so dass vorbehaltlich besonderer Umstände (insbesondere bei Verarbeitung personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 Abs. 1 DSGVO (BT-Drs. 21/6049)) die Kommunikation überwiegend so geführt werden kann.
II. Absatz 2 – Elektronisches Dokument wahrt Schriftform
Einen echten Systemwechsel beinhaltet § 3a Abs. 2 VwVfG 2027, wenn nach der Regelung im ersten Halbsatz jedes elektronische Dokument die anderweitig angeordnete Schriftform wahrt.
Das auch schon bisher verwendete Begriffspaar „elektronisches Dokument“ (§ 3a Abs. 1, Abs. 2 Satz 2, Abs. 3 Nr. 3 und Abs. 4 VwVfG) greift das bisherige Verständnis des Wortes „elektronisch“ auf und wird als Oberbegriff für sämtliche elektronische Erklärungen oder auch sonstigen elektronischen Dokumente der Beteiligten und Behörden ebenso wie etwa für elektronische Verwaltungsakte verwendet. Das Verständnis des Regelungsgehalts soll sich dabei an dem zur Textform i.S.d. § 126b BGB anlehnen (BT-Drs. 21/6049, S. 22). Das elektronische Dokument muss mithin eine lesbare Erklärung beinhalten, die auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert ist sowie die Person des Erklärenden erkennen lässt. Von der konkreten Übernahme der in § 126b Satz 1 BGB verwendeten Terminologie „Textform“ oder gar von einer entsprechenden Anwendung oder Verweisung wurde dennoch bewusst abgesehen, da elektronische Dokumente neben Schriftzeichen zusätzlich auch Zeichnungen, Pläne oder Piktogramme enthalten können (BT-Drs. 21/6049, S. 22). Das wäre von § 126b BGB nicht erfasst. Das „elektronische Dokument“ hat mithin einen größeren Anwendungsbereich als die „Textform“.
Faktisch führt die Einführung der Regelung zu einer Ergänzung aller bisher singulär die Schriftform vorgebender Formulierungen in sämtlichen vom Anwendungsbereich des VwVfG erfassten Rechtsvorschriften um den ungeschriebenen Zusatz „oder elektronisch“. Sofern somit etwa die Vorgabe „Schriftform“, „schriftlich“ oder „in schriftlicher Form“ enthalten ist, genügt ab 01.07.2027 jedes elektronische Dokument einschließlich der einfachen E-Mail dieser vorgegebenen Form. Davon betroffen sind auch Vorschriften im VwVfG selbst, wie etwa die Verbindlichkeit einer Zusicherung (§ 38 Abs. 1 Satz 1 VwVfG „… schriftlichen Form …“) oder etwa die Festsetzung von zu erstattenden Leistungen (§ 49a Abs. 1 Satz 2 VwVfG „… durch schriftlichen Verwaltungsakt …“). In beiden Fällen wird ab 01.07.2027 eine einfache E-Mail der Form genügen.
Die Vorgabe einer strengeren Form einschließlich der Schriftform bleibt gleichwohl vorbehaltlich entsprechender Ergänzungen in den Gesetzen, Verordnungen oder Satzungen möglich. § 3a Abs. 2 Halbsatz 2 VwVfG 2027 sieht nämlich vor, durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmen zu können. Regelungsgeber können die bisherige Schriftformvorgabe etwa durch den Zusatz „§ 3a Abs. 2 VwVfG ist nicht anzuwenden.“ beibehalten. Das ist bereits jetzt etwa für § 37 Abs. 2 Satz 3 VwVfG 2027 vorgesehen, der dem Betroffenen das Recht einräumt, eine „Abschrift“ eines rein elektronischen Verwaltungsakts zu verlangen.
Rechtsvorschriften können aber auch strengere Anforderungen an elektronische Dokumente anordnen. Hierfür wurde die „elektronische Form“ in § 3b VwVfG 2027 eingeführt (dazu sogleich C), auf die in § 3a Abs. 2 Halbsatz 2 VwVfG 2027 beispielhaft („insbesondere“) verwiesen wird. Die elektronische Form kann dann sowohl schriftformersetzend als auch originär in einer Rechtsvorschrift vorgegeben werden.
§ 3a Abs. 2 VwVfG 2027 zwingt Regelungsgeber jedenfalls zum Tätigwerden, wenn ein einfaches elektronisches Dokument aus Gründen der Authentizität, der Integrität oder anderen Gründen nicht als ausreichend angesehen wird (dazu auch unter E).
III. Absatz 3 – Authentizitäts- oder Integritätszweifel im Einzelfall
Bestehen bei der Behörde Zweifel in Bezug auf Inhalt oder Urheberschaft eines elektronischen Dokuments bzw. besteht der Verdacht unautorisierter Manipulation, so kann die Behörde nach Absatz 3 Satz 1 einen geeigneten Identifikationsnachweis oder dessen Vorlage verlangen. Zu denken ist hierbei an die strengen und schon bisher etwa in § 3a Abs. 3 Nr. 1 VwVfG vorgesehenen Identifikationsnachweise wie nach § 18 Personalausweisgesetz, § 12 eID-Karte-Gesetz oder § 78 Abs. 5 Aufenthaltsgesetz. In Betracht kommen aber auch niedrigschwellige Nachweise wie etwa die Übersendung einer Ausweiskopie. Das Verlangen steht im pflichtgemäßen Ermessen der Behörde.
Auch bei Vorliegen von Zweifeln wirkt das übermittelte Dokument bereits fristwahrend (BT-Drs. 21/6049, S. 23). Ab dem Moment des Zugangs der Anforderung beim Beteiligten bis zum Eingang der bestätigenden Antwort bleibt die Frist überdies gehemmt, was Absatz 3 Satz 2 klarstellt.
C. Schriftformersetzende elektronische Form und sichere Übermittlung, §§ 3b und 3c VwVfG 2027
§ 3b Satz 1 VwVfG 2027 definiert die bisher in § 3a Abs. 2 Satz 2 VwVfG verwendete elektronische Form neu und eröffnet drei Alternativen zu deren Einhaltung. Für den Anwendungsbereich der Vorschrift kommt es nicht darauf an, ob die elektronische Form in einer Rechtsvorschrift schriftformersetzend oder originär angeordnet wird. Das steht jedem Regelungsgeber frei.
I. Alternative 1: Elektronische Formulare
Ähnlich wie schon bisher in § 3a Abs. 3 Nr. 1 VwVfG sieht § 3b Satz 1 Nr. 1 VwVfG 2027 die Erfüllung der Formvorgabe bei unmittelbarer Eingabe in ein von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze abgegebenen Erklärung und nach Feststellung der Identität vor. Anders als bisher wird die Art der Identitätsfeststellung aber nicht vorgeschrieben, die verwendende Behörde könnte dies nach freiem Ermessen verfügen. Allerdings ermächtigt § 3c Abs. 2 VwVfG 2027 das Bundesministerium des Innern im Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung ohne Zustimmung des Bundesrates, diese Identifizierungsmittel durch Rechtsverordnung festzulegen. Nach Erlass der Verordnung sind die darin vorgegeben Identifizierungsmittel für das behördliche Verlangen verbindlich.
II. Alternative 2: Qualifizierte elektronische Signatur / qualifiziertes elektronisches Behördensiegel
Ebenfalls schon vorgesehen waren die Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur (§ 3a Abs. 2 Satz 2 VwVfG) und des qualifizierten behördlichen Siegels (§ 3a Abs. 3 Nr. 3 VwVfG). Beide ein hohes Vertrauensniveau gewährleistenden Nachweismöglichkeiten (vgl. Kapitel III Abschn. 4 und 5 VO (EU) 910/2014 (eIDAS-Verordnung)) wurden nun in § 3b Satz 1 Nr. 2 VwVfG 2027 als den Beteiligten und Behörden zur Verfügung stehende Alternativen zur Einhaltung der elektronischen Form zusammengefasst. In der Vorschrift wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass bei Verwendung einer der Nachweise der Sicherheitsgrad des Übermittlungsweges unbeachtlich ist.
III. Alternative 3: Sicherer Übermittlungsweg
Wird die Erklärung auf einem sicheren Übermittlungsweg „eingereicht“, so genügt das nach § 3b Satz 1 Nr. 3 VwVfG 2027 ebenfalls der elektronischen Form. Die Anforderungen an einen solchen sicheren Übermittlungsweg sind kumulativ in § 3c Abs. 1 VwVfG 2027 vorgegeben. Neben der Einhaltung eines dem Stand der Technik entsprechenden Protokollstandards (§ 3c Abs. 1 Nr. 1 VwVfG 2027) müssen auch die Identität festgestellt (§ 3c Abs. 1 Nr. 2 VwVfG 2027) und die Authentizität sichergestellt (§ 3c Abs. 1 Nr. 3 VwVfG 2027) sein.
Erfahrungsgemäß schreckt die Kumulation solcher teils unbestimmten Anforderungen nicht nur Behörden in kleineren Einheiten von der Nutzung ab. Es ist daher richtig und notwendig, dass der sichere Übermittlungsweg für die Anwenderpraxis definiert wird. § 3c Abs. 2 VwVfG 2027 ermächtigt das Bundesministerium des Innern dazu, im Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung und ohne Zustimmung des Bundesrates die sicheren Übermittlungswege i.S.d. Absatzes 1 einschließlich der zum Nachweis zugelassenen Identifizierungsmittel durch Rechtsverordnung zu regeln. Konsequent ist Absatz 2 nicht als bloße Ermächtigung zum Erlass der Rechtsverordnung, sondern als Auftrag an das Ministerium formuliert.
IV. Prüfung und Speicherung vor Abgabe der Erklärung
Mit den Ordnungsvorschriften in § 3b Sätze 2 und 3 VwVfG 2027 soll dem Erklärenden die Überprüfung seines Erklärungsinhaltes vor und nach Abgabe der Erklärung ermöglicht werden. Vor Abgabe ist daher Gelegenheit zur Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu geben, nach Abgabe ist eine Kopie zur Verfügung zu stellen.
V. Redaktionelle Folgeänderungen in § 37 VwVfG 2027
Die bisher in § 37 Abs. 2 Satz 3 VwVfG vorgesehene Pflicht der Behörde, einen elektronischen Verwaltungsakt auf Verlangen schriftlich zu bestätigen, wurde modifiziert. Nach § 37 Abs. 2 Satz 3 VwVfG 2027 ist dem Betroffenen auf Verlangen eine „Abschrift“ zu Verfügung zu stellen, die Anwendung von § 3a Abs. 2 VwVfG 2027 ist ausgeschlossen.
Weitere redaktionelle Anpassungen sind in § 37 Abs. 2 Satz 2 sowie Abs. 4 VwVfG 2027 vorgenommen worden.
D. Beweisfunktion elektronischer Dokumente – § 26 Abs. 1 Sätze 3 und 4 VwVfG 2027
Durch Erweiterung um einen Satz 3 in § 26 Abs. 1 VwVfG 2027 wird es den Beteiligten ermöglicht, Beweismittel als elektronisches Dokument an die Behörde zu übermitteln und so Verwaltungsprozesse auch insoweit zu verschlanken (BT-Drs. 21/6049, S. 21). Ein ebenfalls ergänzter Satz 4 belässt den Behörden aber die aus Satz 1 abgeleitete Befugnis, bei Zweifeln über die Authentizität die Vorlage im Original oder als beglaubigte Abschrift nach pflichtgemäßem Ermessen zu verlangen (BT-Drs. 21/6049, S. 24).
E. Vorbereitungs- und Handlungsbedarf
Um Regelungsgebern ggf. erforderliche Anpassungen an die neu aufgenommenen §§ 3a bis 3c VwVfG 2027 zu ermöglichen (BT-Drs. 21/6049, S. 35), treten die beschriebenen Änderungen erst ab dem 01.07.2027 in Kraft. Zeitnah muss sich aber nicht nur auf Regelungsebene damit befasst werden, sondern auch auf der Vollzugsebene.
I. Regelungsebene
1. Anpassung Verwaltungsverfahrensgesetze
Auf Landesebene werden die Länder zu prüfen haben, ob sie im Wege der üblichen Simultangesetzgebung das jeweilige Landesverwaltungsverfahrensgesetz ändern.
Die neun Länder Berlin, Brandenburg, Bremen, Niedersachsen, Rheinland-Pfalz, Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen verweisen in ihren Landes-VwVfG dynamisch auf das VwVfG des Bundes. Es besteht mithin in diesen Ländern nur dann Änderungsbedarf im Verfahrensrecht, wenn die zum 01.07.2027 eintretenden Änderungen im VwVfG nicht Bestandteil des Landesrechts werden sollen oder soweit Sondervorschriften zu § 3a VwVfG bestehen (So etwa § 2a NVwVfG sowie § 2 Abs. 4 VwVfG LSA).
In den anderen sieben Bundesländern wird das Verwaltungsverfahrensrecht zu ändern bzw. anzupassen sein.
Auf Bundesebene ist außerdem zu erwarten, dass § 36a SGB I an die Regelungen in den §§ 3a bis 3c VwVfG 2027 angenähert und angepasst werden wird.
2. Anpassung E-Government-Gesetze
Mindestens die Vorschriften zur Zugangseröffnung werden wohl in allen E-Government-Gesetzen angepasst werden müssen, beziehen sie sich doch in der Regel bisher auf die behördliche Pflicht zur Eröffnung eines Zugangs für die Übermittlung digitaler oder auch schriftformersetzender (Vgl. z.B. Art. 16 Satz 1 BayDiG) Dokumente (vgl. z.B. § 2 Abs. 1 EGovG). Bundes- und Landesgesetzgeber müssen nun entscheiden, ob die verpflichtende Zugangseröffnung auf die gesamte Kommunikation i.S.d. § 3a Abs. 1 VwVfG 2027 zu erstrecken ist.
3. Anpassung Prozessrecht
Für notwendige Änderungen im Prozessrecht sei zunächst exemplarisch auf § 371a Abs. 3 ZPO verwiesen. Diese erst 2024 eingeführte Vorschrift über den Beweiswert elektronischer Dokumente stellt erkennbar auf § 3a Abs. 2 und 3 VwVfG in der bisher geltenden Fassung ab und sollte angepasst werden. Dabei wird sich die Frage stellen, ob der Anerkennung eines einfachen elektronischen Dokuments i.S.d. § 3a Abs. 2 VwVfG 2027 als Beweismittel im Verwaltungsverfahren nach Maßgabe des § 26 Abs. 1 Satz 3 VwVfG 2027 dann auch eine Anerkennung auf prozessualer Ebene folgen kann oder soll.
Auch die auf § 3a Abs. 2 und 3 VwVfG verweisende Formvorschrift des § 70 Abs. 1 VwGO ist bis spätestens 01.07.2027 anzupassen. Der bereits in den Bundestag mit dem 7. VwGO-Änderungsgesetz eingebrachte und Differenzierungen von „schriftlich“ und „elektronisch“ vorsehende Vorschlag (vgl. Art. 1 Nr. 15 des Entwurfs eines Siebten Gesetzes zur Änderung der Verwaltungsgerichtsordnung und anderer Gesetze, BT-Drs. 21/7824, S. 7) wird nun wegen § 3a Abs. 2 VwVfG 2027 zu überarbeiten sein (darauf weisen zutreffend hin Lenk/Neumann, Neue Rechtsprechung zum elektronischen Rechtsverkehr im Verwaltungs- und Widerspruchsverfahren, NVwZ 2026, 1336, 1341).
4. Änderung von Fachgesetzen
Die Fachgesetze werden sowohl auf Bundesebene als auch auf Landesebene im Wege eines Screeningverfahrens auf die Anordnung besonderer Formvorschriften im Allgemeinen und der Schriftform im Speziellen zu überprüfen sein. Soll die Schriftform beibehalten werden, müssen die Gesetze um eine Regelung über die Nichtgeltung von § 3a Abs. 2 VwVfG 2027 sowie, wenn außerdem gewünscht, um die Möglichkeit der Schriftformersetzung nach § 3b VwVfG 2027 bzw. der entsprechenden Landesvorschriften ergänzt werden. Für diese Fälle sieht die Föderale Modernisierungsagenda in Ziffer 40 allerdings eine besondere Berichts- und Begründungspflicht gegenüber dem Bundeskanzleramt und dem MPK-Vorsitz vor, da eine Beibehaltung nur in zwingend erforderlichen Fällen zulässig sein soll (Modernisierungsagenda – für Staat und Verwaltung (Bund) – aufrufbar unter https://bmds.bund.de/fileadmin/BMDS/Dokumente/Modernisierungsagenda_barrierefrei.pdf, zuletzt aufgerufen am 15.09.2026).
5. Verordnungs- und Satzungsgeber
Auch Verordnungen und Satzungen im Anwendungsbereich des VwVfG bzw. der Landes-VwVfG sollten daraufhin überprüft werden, ob eine darin angeordnete Schriftform zwingend beizubehalten und die jeweilige Vorschrift um einen Ausschluss von § 3a Abs. 2 VwVfG 2027 bzw. der jeweiligen Landesvorschrift zu ergänzen ist.
II. Vollzugsebene
Die Vollzugsebene muss sich ebenfalls gezielt auf die kommenden Änderungen vorbereiten. Schon die bisherigen Regelungen in § 3a Abs. 2 und 3 VwVfG führen erfahrungsgemäß zu Schwierigkeiten im Verständnis. Die Begriffe „schriftlich“, „Schriftform“, „elektronisch“, „elektronisches Dokument“ und „elektronische Form“ müssen leicht verständlich und praxistauglich in die alltägliche behördliche Arbeit integriert werden.
Außerdem muss die Zugangseröffnung in jeder Behörde überprüft werden. Da sich § 3a Abs. 1 VwVfG 2027 nicht mehr nur auf die Übermittlung elektronischer Dokumente beschränkt, sondern eine allumfassende elektronische Kommunikation vorgibt, muss über Einschränkungen neu nachgedacht und entschieden werden. Bestehende Disclaimer müssen auch daraufhin überprüft werden, ob sie lediglich die Übermittlung von elektronischen Dokumenten ausschließen und ob sie ggf. auf alle denkbaren Möglichkeiten elektronischer Kommunikation erweitert werden müssen.
